Udało nam się stworzyć efektywny system zarządzania systemem etycznym w Grupie PKP. Minęły już ponad 3 lata od momentu zainicjowania pierwszych zmian w tym kierunku. Jesteśmy zadowoleni z efektów, jakie udało nam się osiągnąć. Jednym z nich jest stworzenie Koalicji Rzeczników działającej pod auspicjami UNGC Poland. To doskonała platforma do wymiany doświadczeń z innymi firmami i organizacjami w obszarze etyki biznesu oraz narzędzie do wypracowania najlepszych praktyk w tym zakresie.
Jakub Karnowski, Prezes Grupy PKP
W 2012 roku w Grupie PKP rozpoczęły się daleko idące zmiany. Ich efektem było przekształcenie nierentownej i negatywnie postrzeganej przez społeczeństwo organizacji w nowoczesne przedsiębiorstwo, działające według rynkowych zasad i skoncentrowane na potrzebach klienta. Takie podejście wymagało nowego sposobu zarządzania, którego istotnym elementem było wprowadzenie jednolitych norm i wartości, obowiązujących pracowników. Ma to szczególne znaczenie, zważywszy na fakt, że Grupa PKP jest jednym z największych pracodawców w Polsce. Zatrudnia ok. 80 tys. pracowników na terenie niemal całego kraju. Zarząd uznał , że stworzenie i wdrożenie systemu zarządzania etyką pomoże spółkom Grupy PKP w osiąganiu celów strategicznych, wzmocnieniu pozycji konkurencyjnej oraz zmianie kultury organizacyjnej. Dodatkowym bodźcem była potrzeba odpowiedzi na liczne nieprawidłowości, ujawnione podczas prowadzonych w Grupie audytów i przeciwdziałania im w przyszłości
Inicjatywa stworzenia systemu zarządzania programem etycznym, która wyszła od kierownictwa PKP S.A. spotkała się z akceptacją ze strony spółek Grupy PKP. Uznano, że najskuteczniejszym sposobem budowania i wdrożenia zasad etycznych będzie metoda „bottom up”, czyli oparcie tworzenia Kodeksu Etyki i procedur przeciwdziałania nadużyciom o faktyczne zapotrzebowanie i opinie pracowników, a także konsultacje społeczne.
W efekcie powstał zespół projektowy Zareaguj, którego celem było zidentyfikowanie najistotniejszych wartości dla Grupy PKP, ustalenie zasad oraz standardów postępowania w relacjach z najważniejszymi interesariuszami, a tajże wypracowanie systemu zgłaszania i przeciwdziałania nadużyciom.
W pracach projektowych brali udział pracownicy 11 spółek Grupy PKP: PKP S.A., PKP Intercity S.A., PKP Cargo S.A., PKP Energetyka S.A., PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście sp. z o.o., PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa sp. z o.o., TK Telekom sp. z o.o., PKP Informatyka sp. z o.o., CS Szkolenie i Doradztwo sp. z o.o., Drukarnia Kolejowa Kraków sp. z o.o. oraz Natura Tour sp. z o.o.
Przy pracy nad projektem korzystano zarówno z analizy sytuacji w PKP, jak też z doświadczeń innych polskich oraz zagranicznych firm i organizacji, takich jak: Comarch, KGHM, PKN Orlen, czy Lotos, DB, National Express, ING, Ceske Drahy, czy Banku Światowego. W procesie przygotowania systemu zarządzania programem etyki wzięli także udział konsultanci i zewnętrzni eksperci.
Pierwszym krokiem konsultacji społecznych były badania opinii pracowników, przeprowadzone jeszcze w 2012 roku. Ich efektem było zidentyfikowanie podstawowych wartości dla Grupy PKP, tj.: solidność, dobre zarządzanie, bezpieczeństwo, nowoczesność, odpowiedzialność i szacunek. Powstała w ten sposób baza do opisania tych wartości konkretnymi praktykami. I tak: solidność rozumiana jest w Kodeksie jako długoletnia tradycja, rzetelność i otwarcie na potrzeby klienta, ale także dbałość o powierzony majątek i wywiązywanie się ze swoich zobowiązań. Dobre zarządzanie to zatrudnianie wysokiej klasy specjalistów i zapewnienie pracownikom rozwoju zawodowego , a nowoczesność to jednocześnie sięganie po najlepsze, sprawdzone na kolei rozwiązania oraz czerpanie przykładów z dobrych praktyk rynkowych. Bezpieczeństwo to komfort pasażerów, ale i pracowników. Termin ten odnosi się także do infrastruktury i miejsc pracy, wskazuje na potrzebę szkoleń z zakresu bezpieczeństwa. Przez odpowiedzialność definiowana jest dbałość o zdrowie oraz komfort pracowników, klientów i partnerów Grupy. Zaakcentowano także potrzebę działania na rzecz grup społecznie wrażliwych oraz troskę o środowisko. Ostatnią wartością Kodeksu jest szacunek – podstawa relacji między współpracownikami oraz pracowników z klientami czy kontrahentami.
W ramach projektu przeprowadzono również wśród pracowników badania, mające ocenić potrzebę opracowania Kodeksu Etyki w Grupie PKP. 87% badanych dostrzegło potrzebę stworzenia takiego Kodeksu; 84% badanych przyznało, że zetknęło się z przypadkiem zachowania nieetycznego w pracy, a 25% – że z takim zachowaniem miało do czynienia osobiście.
Od początku istnienia projektu Zareaguj wskazywano na konieczność przeprowadzenie konsultacji społecznych. Uznano, że przedstawiciele związków zawodowych powinni mieć możliwość zapoznania się z wypracowaną treścią Kodeksu i zgłoszenia ewentualnych uwag. Kolejnym krokiem były więc konsultacje związkowe, które rozpoczęły się w kwietniu 2013 r. w 8 spółkach Grupy PKP. W efekcie większość związków zawodowych przyjęła do wiadomości treść Kodeksu etyki i nie zgłaszała uzasadnionych uwag, choć dwa związki zawodowe zdystansowały się od Kodeksu.
W czerwcu 2013 Zarząd PKP S.A. przyjął Kodeks Etyki Grupy PKP oraz procedury, pozwalające stosować go w praktyce.. Są to: polityka przeciwdziałania nadużyciom oraz polityka przyjmowania i dawania prezentów i korzyści, polityka zarządzania konfliktem interesu i polityka anymobbingowa. Kolejnym krokiem było powołanie Komisji Antymobbingowej w PKP S.A. Przygotowane zostały także m.in. zasady korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych. Opublikowano również zasady dla dostawców, wynikające z Kodeksu Etyki i wyżej wymienionych polityk.
We wrześniu 2013 zostało utworzone stanowisko Rzecznika Etyki PKP SA i Grupy PKP, podporządkowane bezpośrednio Prezesowi Zarządu PKP S.A. Oprócz PKP S.A., Kodeks Etyki Grupy PKP został przyjęty przez 9 spółek Grupy PKP: PKP Intercity S.A., PKP Cargo S.A., PKP Energetyka S.A., PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście sp. z o.o., PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa sp. z o.o., TK Telekom sp. z o.o., PKP Informatyka sp. z o.o., Drukarnia Kolejowa Kraków sp. z o.o. oraz Natura Tour sp. z o.o. W Spółkach zostali powołani rzecznicy etyki, odpowiadający za wdrażanie i przestrzeganie Kodeksu, jego interpretację, oraz szkolenia pracowników w obszarze etyki. Powołano również Komisję Etyki Grupy PKP, w której skład wchodzą rzecznicy etyki spółek, pod przewodnictwem Rzecznika Etyki Grupy. Komisja, uwzględniając wszystkie standardy etyczne w Grupie, pełni m.in. funkcje doradcze. Już od pierwszego spotkania Komisja sprawdziła się jako forum wymiany doświadczeń oraz platforma dyskusyjna.,
Pracownicy, którzy chcą zgłosić przypadki nadużyć lub naruszania zasad etycznych mają do dyspozycji różne formy komunikacji: kontakt osobisty z bezpośrednim zwierzchnikiem służbowym lub kontakt z Rzecznikiem Etyki: drogą mailową na utworzony w tym celu adres e-mail oraz za pomocą platformy internetowej i specjalnej, dedykowanej linii telefonicznej.
Istotne jest to, że tego typu zgłoszenia mogą być dokonywane zarówno bezpośrednio, jak i anonimowo.
Wdrażaniu systemu etyki towarzyszyły działania edukacyjne i komunikacyjne. Prezentowano m.in. standardy postępowań podczas wykonywania obowiązków służbowych,.
Początkowo, przyjęto system szkoleń train-the-trainer. Polegaj on na przeszkoleniu grupy osób, które następnie będą posiadały umiejętność przekazania wiedzy wśród pracowników poszczególnych spółek. W szkoleniu tym wzięli udział liderzy wartości, rzecznicy etyki i osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną z 10 spółek Grupy PKP. Celami szkolenia były m.in.: dostarczenie wiedzy o systemie wartości zawartym w Kodeksie Etyki, zapoznanie uczestników z narzędziami, sprzyjającymi wykonywaniu przez nich nowych obowiązków wynikających z przyjętych procedur, przygotowanie do pełnienia roli Rzecznika i Lidera Wartości. Kolejnym etapem było szkolenie dla kadry menadżerskiej pod nazwą „Przekaż dalej – wdrażamy wartości Grupy PKP”.
Przeszkolonych zostało ponad 90% pracowników. Ponadto prowadzone są regularne szkolenia z zakresu Kodeksu Etyki dla nowo przyjmowanych pracowników, w ramach programu „Onboarding”. W listopadzie 2015 rozpoczęły się szkolenia w systemie e-learningowym dot. tym.in. przeciwdziałania nadużyciom, przyjmowania i wręczania korzyści oraz prezentów, a także zarządzania konfliktem interesu. W PKP S.A wyższa kadra kierownicza zapoznała się natomiast z zagadnieniami z zakresu polityki antymobbingowej oraz konfliktu interesu.
Kodeks Etyki Grupy PKP S.A., a także polityki i inne dokumenty dotyczące etyki, zostały opublikowane w portalu intranetowym PKP S.A. w zakładce „Etyka”. Dodatkowo Kodeks Etyki został umieszczony na publicznej stronie internetowej PKP S.A. Procedurom i działaniom w sferze etyki zostało poświęcono szereg artykułów i wywiadów, które ukazały się w wewnętrznym organie PKP S.A. Infoexpress, a także w gazecie Grupy PKP „Twoja Kolej”.
Efektywność tych działań znalazła swoje odzwierciedlenie w wynikach badań, przeprowadzonych wśród pracowników PKP S.A. w 2014 roku. Wskazują one, że 92% pracowników PKP S.A. potwierdza znajomość Kodeksu Etyki, a 88% uważa, że jego wdrożenie ma pozytywny wpływ na firmę. 89% zna dobrze wewnętrzną politykę antymobbingową, 92% – politykę przyjmowania prezentów i korzyści, 88% – regulamin zarządzania konfliktem interesu i 85% – politykę przeciwdziałania nadużyciom.
W marcu 2015 PKP S.A. została laureatem ogólnopolskiego konkursu „Etyczna Firma”, przeprowadzonego przez firmę audytorską PwC oraz Puls Biznesu. Spółka otrzymała także biały listek CSR tygodnika POLITYKA za całościową wizję zarządzania, opartą na normie ISO 26000, gdzie kwestie związane z reputacją, zdolnością wzmacniania morale i zaangażowania pracowników są istotnymi wskaźnikami oceny. Działania Grupy PKP w obszarze etyki zostały wskazane jako „dobre praktyki” w raporcie Forum Odpowiedzialnego Biznesu. Jednym z efektów wdrożenia systemu zarządzania programem etycznym w PKP była decyzja kierownictwa Grupy o przystąpieniu do inicjatywy Sekretarza Generalnego ONZ „Global Compact”. W grudniu 2014 z inicjatywy PKP S.A. odbyła się konferencja, zorganizowana przez Biuro UN Global Compact w Polsce, gdzie pod auspicjami Inicjatywy Sekretarza Generalnego ONZ Global Compact, zainicjowana została Koalicja Rzeczników Etyki polskich firm. W marcu 2015 zorganizowane zostało pierwsze posiedzenie Grupy Roboczej w ramach Koalicji Rzeczników Etyki. Przedstawiciele spółek Grupy PKP wnieśli istotny wkład w jej prace.
Kodeks Etyki Grupy PKP został przyjęty niewiele ponad dwa lata temu, i nadal jest wdrażany, a system zarządzania programem etyki rozwijany i uzupełniany. Wprowadzenie polityk w obszarze etycznym, jak również kampania informacyjna oraz szkolenia, zaowocowały wieloma zapytaniami ze strony pracowników, skierowanych do Rzecznika Etyki. Wpłynęło też szereg zgłoszeń, dotyczących potencjalnych naruszeń, z których część zaowocowała przeprowadzeniem działań wyjaśniających ze strony audytu wewnętrznego. To potwierdza, że przyjęty kierunek działań sprzyja zmianie jakości pracy i relacji między osobami zatrudnionymi na kolei oraz budowaniu nowej kultury organizacyjnej. Dzięki tym działaniom w latach 2014 i 2015 PKP dwukrotnie otrzymały laur Przedsiębiorstwa Przyszłości.
Jacek Wojciechowicz – Ekspert Global Compact w Polsce, Rzecznik Etyki Polskich Kolei Państwowych S.A.