Zarządzanie Programem Etycznym w Grupie Polpharma.
Grupa Polpharma od początku swego istnienia przykłada szczególną wagę do wysokich standardów etycznych. Od 2013 r. ujednolicamy, unowocześniamy i wdrażamy nowe procedury i mechanizmy w ramach Programu Etycznego Grupy Polpharma. Jesteśmy również Partnerem Głównym programu „Koalicja Rzeczników Etyki”, prowadzonego przez Inicjatywę Sekretarza Generalnego ONZ Global Compact w Polsce.
„Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu zarządzania programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają znane tylko kierownictwu przedsiębiorstwa. Dlatego w Grupie Polpharma ogromną wagę przykładamy do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej naszych wartości i rozwiązań etycznych.”
1. Kodeks Etyki Grupy Polpharma Kodeks Etyki Grupy Polpharma został przyjęty w grudniu 2014 r., a obowiązuje od 1 stycznia 2015 r. Ważne było dla nas, by Kodeks Etyki powstał przy współudziale naszych pracowników, a nie był narzuconym z góry dokumentem, opracowanym przez wąską grupę ludzi lub przygotowanym przez zewnętrznych konsultantów. Z tego względu od początku w prace nad Kodeksem zaangażowaliśmy naszych pracowników. Tylko w ten sposób możliwe było stworzenie dokumentu odzwierciedlającego wartości, które spajają pracowników wszystkich szczebli i wszystkich spółek wchodzących w skład Grupy Polpharma.
W czasie prac nad Kodeksem przeprowadziliśmy dwuetapowe konsultacje pracownicze. W pierwszym etapie pracownicy oceniali aktualne standardy etyczne w firmie oraz wskazywali obszary, które ich zdaniem wymagały poprawy, a także konkretne zagadnienia i rozwiązania, które powinny być uwzględnione w Kodeksie Etyki. Konsultacja ta przybrała formę anonimowego kwestionariusza etycznego.Rozdystrybuowaliśmy 4 tysiące kwestionariuszy, z czego prawie 2 tysiące zostało wypełnionych. Poziom zwrotu wyniósł więc prawie 50%. Na podstawie wyników kwestionariuszy opracowany został projekt Kodeksu Etyki, który następnie poddano drugiej fazie konsultacji. Na tym etapie pracownicy mogli ustosunkować się do propozycji konkretnych rozwiązań, przyjętych w założeniach do Kodeksu. Dopiero tak szeroko skonsultowany projekt poddany został analizie Komitetu Sterującego projektu, a następnie Kodeks został przyjęty przez Zarząd Spółki.
Dzięki przyjęciu takiego mechanizmu prac udało się stworzyć Kodeks Etyki Grupy Polpharma, jednoczący wszystkich pracowników firmy wokół wspólnych wartości. Te wartości to szacunek, uczciwość, odpowiedzialność, solidarność i współpraca.
2. Rozwiązania instytucjonalne
Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania rozwiązań i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne stosowanie wartości firmy w praktyce. Do tej pory, w ramach Programu Etycznego, opracowane i wdrożone zostały następujące, jednolite dla całej Grupy, procedury: Procedura antykorupcyjna, Procedura dotycząca przyjmowania upominków i innych korzyści przez pracowników Grupy Polpharma, Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma, Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy. Przygotowana została także Procedura zarządzania konfliktami interesów.
Jednym z rozwiązań instytucjonalnych przewidzianych w Kodeksie Etyki Grupy Polpharma jest powołanie w każdej ze spółek Grupy stałych Zespołów ds. Etyki, pełniących funkcję wspierającą w rozpatrywaniu zgłoszonych naruszeń. Od 2013 r. w Grupie istnieje także, kluczowe dla prawidłowego zarządzania Programem Etycznym, stanowisko Compliance Officera.
„Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania rozwiązań i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne stosowanie wartości firmy w praktyce.”
3. System zgłaszania naruszeń Dzięki szkoleniom i aktywnej komunikacji pracownicy Grupy Polpharma wiedzą, jakie postawy są nieakceptowane w Grupie Polpharma i jakie zachowania stanowią naruszenie obowiązujących zasad etycznych. Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma w przystępny sposób wyjaśnia, jakie kroki należy podjąć w przypadku zauważenia naruszenia.
Uruchomiliśmy kilka kanałów zgłaszania naruszeń. Najważniejszym z nich jest możliwość bezpośredniego spotkania z Compliance Officerem. Mamy również dedykowaną linię telefoniczną oraz elektroniczny formularz na stronie internetowej. Możliwa jest także komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej. Kluczową kwestią przy zgłaszaniu naruszeń jest zapewnienie pracownikowi poczucia bezpieczeństwa. Grupa Polpharma chroni każdego sygnalistę, który w dobrej wierze składa zawiadomienie o naruszeniu, zakazując przy tym stanowczo jakichkolwiek działań odwetowych.
4. Edukacja etyczna
Niezwykle istotnym elementem Programu Etycznego Grupy Polpharma jest edukacja etyczna. Najważniejszą metodą szkolenia pracowników są spotkania bezpośrednie z pracownikami. Spotkania takie odbywają się we wszystkich lokalizacjach Grupy. W naszym intranecie działa specjalna sekcja zatytułowana „Program etyczny”. Zagadnienia etyczne są również objaśniane pracowniom w dwumiesięczniku Grupy Polpharma „Panaceum”. Uruchomiliśmy także specjalny adres mailowy etyka@polpharma.com gdzie można zasięgać porad w sprawach etycznych oraz zgłaszać wątpliwości. Kończymy również pracę nad obowiązkowym e-learningiem etycznym dla wszystkich pracowników korzystających na co dzień z komputera. Dla pracowników pionu produkcji przygotowaliśmy papierową wersję tutoriala wraz z obowiązkowym testem etycznym.
5. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu zarządzania programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają znane tylko kierownictwu przedsiębiorstwa. Dlatego w Grupie Polpharma ogromną wagę przykładamy do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej naszych wartości i rozwiązań etycznych. Staramy się, by Kodeks Etyki oraz uzupełniające go procedury były łatwe do zrozumienia dla wszystkich pracowników – unikamy stosowania w nich niezrozumiałego dla szerszego odbiorcy języka prawniczego. Dbamy o to, by zainteresowany pracownik miał łatwy dostęp do wewnętrznych regulacji etycznych. Rozpowszechniamy je w różnych miejscach. W Intranecie Grupy funkcjonuje zakładka „Program Etyczny”. Zagadnienia etyczne są także stale obecne w dwumiesięczniku Polpharmy „Panaceum”. Tymi kanałami przedstawiamy materiały tematyczne, informacje nt. projektu, program pytań i odpowiedzi oraz artykuły „Etyka w praktyce”. Tematy etyczne są także mocno eksponowane podczas spotkań cyklicznych czy spotkań z menadżerami typu „Train the Trainer”. O swojej odpowiedzialności społecznej mówimy również na zewnątrz. Na stronie Grupy znajduje się zakładka „Odpowiedzialność społeczna”, gdzie przedstawiamy Kodeks Etyki Grupy Polpharma oraz inne inicjatywy CSR. Regularnie publikujemy także kompleksowy „Raport Społecznej Odpowiedzialności Grupy Polpharma”. Dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania etyką z innymi przedsiębiorcami zarówno z branży farmaceutycznej, jak też innych sektorów.
Autorem tekstu jest Marcin Musiał, Radca Prawny / Lider projektu „Program Etyczny Grupy Polpharma”
