Zdrowy powrót do normalności? Business as usual po epidemii

Ryzyka regulacyjne na każdym etapie„odmrażania gospodarki”, a stałe ryzyko zakażenia koronawirusem wśród pracowników.

Zaradzanie obecnej sytuacji związanej z przestojem działań w organizacji jest także jednym z wyzwań dla obszaru compliance. Zapowiedzi rządu sugerują, że następować będzie stopniowe znoszenie ograniczeń, które dziś paraliżują pracę całych zespołów w wielu firmach. Dostosowywanie się do kolejnych etapów „odmrażania gospodarki” pozwoli przywrócić do pracy część pracowników, co jednak generuje wyzwania w zakresie dostosowania organizacji do szybko zmieniających się przepisów. Ponadto znoszenie ograniczeń wcale nie zmniejsza równoległego ryzyka zakażenia COVID-19 wśród pracowników, które może wystąpić na każdym etapie powrotu do stanu sprzed epidemii.

 

Szczególnie teraz ważne jest stworzenie planu działań, które pomogą odpowiedzieć na wyzwania, z jakimi firmy będą mierzyć się w trakcie „powrotu do normalności”. Będą to z pewnością ryzyka na gruncie prawa pracy, ryzyko inspekcji w organizacji czy dezaktualizacja regulacji wewnętrznych i konieczność dostosowania standardów etycznych i compliance do nowego otoczenia regulacyjnego i biznesowego. Na gruncie prawa pracy należy zadbać o znajomość możliwości, jakie prawo daje pracodawcy w związku np. z dysponowaniem czasem i miejscem pracy pracownika, zakresem możliwość wydawania mu poleceń, na które pracownik może nie chcieć się godzić oraz znajomością obowiązków pracodawcy w zakresie zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Ponieważ aktualna sytuacja jest nadzwyczajna, należy przygotować się na kontrole i inspekcje organów publicznych np. Sanepidu, Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Handlowej czy UOKiK, który to bacznie obserwuje rynek w czasie pandemii. Prawdopodobieństwo takiej kontroli zwiększa podwyższony apetyt na ryzyko – najczęściej w działaniach managerów odpowiedzialnych za utrzymywanie wyników – ale także spory pracownicze. Należy wiedzieć nie tylko, jakie działania mogą zwrócić uwagę organów, ale również jak z nimi współpracować, by uniknąć potencjalnych kar. Warto zadbać o wdrożenie i przeszkolenie pracowników z procedury postępowania na wypadek kontroli organów.

Wyzwanie może stanowić dostosowanie wcześniej wdrożonych procedur wewnętrznych do nowych realiów. Kluczowe w tym będzie zweryfikowanie zapisów obowiązujących procedur, by upewnić się, iż nie zawierają postanowień, których realizacja nie jest w obecnej sytuacji możliwa lub może powodować opór pracowników. Odpowiednie dostosowanie standardów etycznych i compliance nie tylko zapewni możliwe bezpieczeństwo organizacji, ale też sprawi, że pracownicy chętniej i efektywniej wrócą do pracy jaką znaliśmy sprzed epidemii. Ciekawą obserwacją jest, że niektóre firmy zaktualizowały swoje kodeksy etyczne o dodatkowe „covid-owe” postanowienia, np. zakazując nimi możliwość łączenia komunikatów dot. wirusa z przekazem marketingowym. 

Jeśli organizacja nie ustanowiła jeszcze obowiązków w tym zakresie, warto rozważyć uruchomienie sformalizowanego monitoringu legislacyjnego. Oprócz wskazania osób odpowiedzialnych za to zadanie warto określić, że powinien on dotyczyć nie tylko przepisów wdrażanych na poszczególnych etapach znoszenia obostrzeń, ale również obejmować sprawdzanie zaleceń poszczególnych organów (soft-law), np. Głównego Inspektora Sanitarnego i innych właściwych dla sektora. Stosowanie się do takich zaleceń może pomóc zmitygować ryzyko ewentualnej osobistej odpowiedzialności kadry zarządzającej oraz menadżerów średniego szczebla odpowiadających za poszczególne obszary. W tym celu pomocne będzie podejmowanie działań, które pozwolą wykazać  należytą staranność, a ta nie wynika z dostosowania się wyłącznie do „twardych” regulacji, ale też stosowania właściwych zaleceń i standardów. 

Należy podkreślić, że nie są to problemy abstrakcyjne. W jednej z największych sieci hurtowni na świecie pracownicy niezadowoleni ze środków prewencyjnych, jakie zastosował pracodawca w kontekście stwierdzenia przypadku zarażania jednego z pracowników koronawirusem, podjęli akcję „kichaj na menadżera”. Doprowadziło to do m.in. interwencji poselskiej, a także kontroli Sanepidu, która objęła nie tylko jeden z magazynów firmy, ale całą organizację. Już teraz obserwujemy przypadki oddolnego zwalniania się menadżerów, a nawet członków top managementu globalnie funkcjonujących podmiotów, m.in. w celu uniknięcia odpowiedzialności w obliczu podejrzeń o niedochowanie należytej staranności.

Powrót do normalności po epidemii może nie być prosty, ale to co możemy już teraz zrobić to przygotować się na wszelkie możliwe scenariusze „odmrażania gospodarki” zanim powrót ten nastąpi. Do tej kwestii należy podejść dwutorowo. Z jednej strony maksymalizując pozytywne działania biznesowe na każdym etapie przywracania gospodarki do normalnego funkcjonowania, a z drugiej identyfikując i minimalizując ryzyka, w tym szczególnie ryzyko zarażenia i skutków zakażenia wśród pracowników. Działania w obu obszarach pozwolą zachować ciągłość działań. Obserwujemy powoli „przemęczenie” wynikłe z konieczności stosowania dodatkowych środków ostrożności. Jednak ich zachowanie przy jednoczesnym uruchamianiu w sposób maksymalnie dozwolony wstrzymanych dotychczas działań, mogą oznaczać dla wielu firm widoczne ograniczenie strat związanych z epidemią. Zastosowane obostrzenia, ograniczanie swobód obywatelskich i gospodarczych zaskoczyły wielu przedsiębiorców – wiele firm nie może pozwolić sobie na powtórzenie popełnionych po drodze błędów.

A co dalej? Czy będzie to faktycznie business as usual? Rzeczywistość po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego pewnie jeszcze długo nie będzie taka, jak kiedyś. Efektywne programy compliance dają organizacji tę przewagę, że pomagają adaptować się do nowego otoczenia biznesu w możliwie najbezpieczniejszy sposób. W tym na pewno pomoże stworzenie planu działań, które pomogą odpowiedzieć na wyzwania, z jakimi firmy będą mierzyć się w trakcie „powrotu do normalności” i po zniesieniu restrykcji. 

 

 

 

Julia Besz   | DZP Associate   |  E: Julia.Besz@dzp.pl   | T: + 48 531 288 991

Walery Arnaudow   | DZP Senior Associate   |  E: Walery.Arnaudow@dzp.pl   | T: + 48 514 844 952